İnsan Kaynakları

Oryantasyon Eğitimi Nedir? Oryantasyon Programı Nasıl Hazırlanmalıdır?

Oryantasyon işe alıştırma eğitim programıdır. İşletmeye yeni giren ya da şirket içerisinde bölüm değiştiren personele işe başlama öncesi veya işe girdiği ilk günlerde uygulanan eğitimlere oryantasyon eğitimi adı verilir. Bu eğitimin amacı; personelin işin gerektirdiği tutum ve bilgileri edinmesinin, düşünsel ve bedensel becerilerin kazanmasının ve bu şekilde kısa zamanda işe uyumunun sağlanmasıdır.

Oryantasyon eğitimi hem çalışan için hem de şirket için önemi büyüktür. Her iki tarafından ilk izleniminin olumlu ve sorunsuz geçmesi, ne kadar başarı sağlayacağının göstergelerinden biri olacaktır.

Bir çok şirket oryantasyon programını bir şekilde gerçekleştirir ancak önemli olan bu programı eksiksiz ve özverili hazırlamaktır. Çünkü verimli bir oryantasyon programı size başarı olarak dönebilir. Şirketlerin kendi kurum kültürleri nezdinde A’da Z’ye uygulaması gereken oryantasyon programının tüm detaylarını sizin için derledik. İşte verimli bir oryantasyon programı için gerekli adımlar;
 

Oryantasyon Süreci

Oryantasyon süreci temel olarak üç bölümden oluşur; genel oryantasyon, departman oryantasyonu ve işe yönelik oryantasyon.

• Genel oryantasyonda şirketin tamamının yönetimine dair bütün branş ve departmanlar için geçerli olan bilgilendirmeler yapılır. İşle alakalı olmayan sağlık, güvenlik, sosyal haklar, ilk yardım ve acil durum prosedürleri, fiziki yapıdan bahsedilir.
• Departmana yönelik oryantasyon kısmında ise sadece o bölümdeki kişiler için daha fazla gerekli olan bilgiler ve işleyiş detaylarından bahsedilir.
• İşin detayına yönelik oryantasyon sürecinde ise iş ile ilgili gereklilikler, zorunluluklar, beklentiler, uygulamalar ve işle ilgili olarak çalışma arkadaşları ile olan iş temelli ilişkiler ele alınır.

Oryantasyon Süreci  Programı

İşletmenin tanıtılması: İşletmenin tarihi, örgütsel yapısı, üst yönetim pozisyonları ve yöneticiler, üretilen mal ve hizmetler, üretim hattı.

Personel haklarının açıklanması: Ücret ödeme yöntemleri ve ödeme günleri, resmî tatil ve bayram izinleri, çalışma saatleri ve mola süreleri, sigorta düzenlemeleri.

Tanıştırma: İlk yöneticiyle, diğer yöneticilerle, eğitimcilerle, çalışma arkadaşlarıyla, personel danışmanlarıyla tanışma.

İşle ilgili bilgilerin açıklanması: Çalışma yeri, işi oluşturan görevler, iş güvenliği, işin konumu, işin amacı, işin diğer işlerle ilişkisi.

Eğitim programının açıklanması: Çalışanın uyumunu kolaylaştıracak ilgili olduğu işe yönelik eğitimlerin verilmesi amacıyla programın belirtilmesi muhtemel belirsizlikleri ve iş kayıplarını önleyecektir. Eğitimin zamanında verilmesi personeli yetersizlik duygusundan kurtaracak, iş arkadaşları ile de daha uyumlu olmasını kolaylaştıracaktır.

 Oryantasyon Sürecinde Yeni Çalışanın İntibak Planlaması

Yeni çalışana yönelik çalışma yapacak insan kaynakları sorumluları ve yöneticileri için bazı aktivitelerin yapılması yol gösterici olacaktır. Aşağıdaki soruların cevapları yeni işe başlayacak personele yönelik planlama yapılmasında önemli bir alt yapı oluşturacaktır.

• Çalışanın iş/kariyer geçmişi nasıldır?
• Çalışandan performans sergilemesi umulan zaman dilimi nedir? (geçici, destek veya kalıcı personel)
• Çalışanın en verimli çalışabileceği pozisyon nedir?
• Çalışanın en verimli çalışabileceği kişiler kimlerdir?
• Çalışana yönelik iç ve dış kaynaklar nelerdir?
• Personele ve birimlere yönelik özel durumlar var mı?

Oryantasyon Sürecinin Fazları

İş yerine yeni gelecek personelin yönlendirilmesi, başarılı ve verimli iş ilişkileri sağlayabilmek için çok önemlidir. İşe başlayacak personelin ilk günü, ilk haftası ve ilk ayı başarılı bir iş süreci için oldukça dikkat isteyen bir zaman dilimidir. Yeni elemanın en kısa sürede yeni işi, iş yeri ve iş arkadaşları ile kaynaşabilmesi için organizasyon yapısını, kendisinin organizasyondaki rolünü ve verimli çalışmasını engellemeyecek şartları öğrenmelidir.

• İlk gün öncesi organizasyonu

İş yerinin bulunduğu yer bilgisinin verilmesi /Mesai saatleri bilgilendirmesi / Ulaşım imkânları / İş yerine giriş kartı

• Çalışma alanı düzenlemesi

Çalışma alanında masa, mobilya gibi çevresel şartlarının yerine getirilmesi / Çalışmaya uygun ergonomik koşulların sağlanması / Telefon, bilgisayar, yazıcı gibi ofis malzemelerinin temin edilmesi.

• Başlangıç

Yeni başlayan çalışana yönelik ideal bir buluşma ve karşılama düzenlenmesi. / Diğer çalışanların, yeni çalışan hakkında bilgilendirilmesi

Oryantasyon Sürecinin Fazları & Çalışanın İlk Günü

• Yeni çalışanla ilişkili herkesin bilgilendirilmesi ve tanıştırılması
• Çalışanla oryantasyon planının gözden geçirilmesi ve planlama
• Pozisyon tanımı, iş tanımı, performans beklentilerinin izahı
• Çalışma saatleri, güvenlik bilgileri, iş yeri çevre birimlerinin belirtilmesi
• Bilgisayar, yazıcı gibi ofis malzemelerinin çalıştığının kontrol edilmesi
• İş yeri e-posta sisteminin ve intranet kullanımının anlatılması
• Resmi evrakların ve kurum içi formların doldurulması

Oryantasyon Sürecinin Fazları &Çalışanın İlk Haftası

• Departman organizasyon yapısının gözden geçirilmesi, işe ve çalışana yönelik detayların gözden geçirilmesi çalışanın pratiklere başlaması
• Mümkünse tecrübeli bir çalışanla yeni elemanın badi yapılması
• Görülmesi gereken eğitimler hakkında bilgilendirme

Oryantasyon Sürecinin Fazları & Çalışanın İlk Ayı

• İş amaçlarının ve planlarının gerçekleştirilmesi
• Performans yönetim sistemine giriş
• Performans yönetim planı ve kariyer adımlarının yönetici ile beraber tamamlanması
• Müşterilerle ve paydaşlarla görüşmelerin başlaması
• Oryantasyon planının geliştirilmesi

Oryantasyon Sürecinde Eğitim

Eğitim ve geliştirme teknik ve metotları iki grupta incelenebilir.

• Bunlardan ilki iş odaklı programlardır. Bu programlar, eğitim ve geliştirme faaliyetlerini doğrudan iş performansı ile ilişkilendirirler. Örneğin, iş başında eğitim, çıraklık eğitimi, simülasyon eğitimi, sistematik iş rotasyonu ve transferi.
• İkinci grupta, iş dışına dayalı programlar yer almaktadır. Örneğin, konferans yöntemi, bilgisayar destekli eğitim ve programlı eğitim gibi.

Oryantasyon Kontrol Listeleri & İlk Gün

• Hoş geldin yapıldı mı ve ilk gün planı tartışıldı mı?
• Çalışma alanı gezdirildi mi?
• Çalışma alanı dışındaki dinlenme mekânları, kafeterya gibi alanlar tanıtıldı mı?
• Çalışana özel bilgisayar ve çevre uygulamalarına ait şifre ve kullanıcı bilgileri verildi mi?
• Çalışma arkadaşları ile birlikte yemek yendi mi?
• Eğer yapıldıysa iş yeri badisi ile tanıştırıldı mı?
• İş tanım kartı ve dokümanları gözden geçirildi mi?
• Organizasyon şeması izah edildi mi?
• Şu bilgilerin verilip verilmediği kontrol edildi mi?:
• Çalışma saatleri, mesai bilgileri, ofis uygulamaları, kullanıcı bilgileri, iş yeri güvenlik bilgileri, çeşitli kurallar.

 Oryantasyon Kontrol Listeleri & İlk Hafta

• Çalışma alanındaki gerekli tüm işe yönelik malzemelerin tamamlandı mı?
• İlk hafta çalışmaları hakkında bilgilendirme yapıldı mı?
• Departman personel müdürü ile şu maddeler gözden geçirdi mi?
• Tüm resmi işlemlerin tamamlanmış olması, prosedürlerin ve çalışan haklarının bildirilmesi, sağlık sigortası ve benzeri sosyal hakların bildirilmesi, çalışmaya yönelik zaman planı.

Oryantasyon Kontrol Listeleri & İlk Aylar

• Çalışanlar iş tanımı detayları, performans standartları ve iş kuralları gözden geçirildi mi?
• Çalışana oryantasyon süreci ile ilgili kampus kültürü, kampus yapısı, sağlık, güvenlik ve sosyal hakların gözden geçirildi mi?
• İlk altı ay
• Performans standartları ve iş süreci gözden geçirildi mi?

Oryantasyonda Karşılaşılabilecek Problemler

• Kırtasiye prosedür işlemlerinin çok olması
• Aşırı bilgi yüklemesi
• Bilgi kirliliği oluşma ihtimali
• Korkutucu yöntemler kullanılma tehlikesi
• Çok fazla birebir iletişim yapılmasına neden olması
• Kısa süreli anlatımda çok şeyin anlaşılması durumu
• Takip zorluğu olması
• Programın planlamadan ilerlemesi
• Yeni elemanın yeni iş hakkında tamamen bilgisiz olması
• Elemanın kendini yabancı olarak görmesi

 Oryantasyonun Faydaları

Başlangıç maliyetinin azalması: Oryantasyon eğitimi sürecinin iyi yönetilmesi ile yeni çalışanın mevcut işleyişe uyum sağlaması kolaylaştırılır ve hızlandırılır. Böylece en kısa sürede adam/gün işleyişi normal standarta ulaşır ve gün/mesai kayıplarından kaynaklanan zarar önlenir.

Çalışan anksiyetesinin düşürülmesi: Yeni işe başlayan elemanlarda farklı bir ortama ve şartlara geçmekten dolayı anksiyete oluşabilir, bu da işe odaklanmayı engelleyebilir. Oryantasyon programı ile çalışanın endişe ve korkularının azaltılması sağlanabilir.

Çalışanın özgüven kaybının önlenmesi: Yeni personel henüz yeni ortama hakim olmadığından yetersizlik duygusuna kapılıp kendisini değersiz hissedebilir. Oryantasyon sürecinin iyi işletilmesi ile çalışanın kendine olan güveni artırılır.

Yönetici ve çalışanların zaman kaybının önlenmesi: Oryantasyon ile mevcut çalışanların ve yöneticilerin yeni çalışanlara dağınık ve plansız öğretme faaliyetlerinden kaynaklanan kayıplar minimuma indirilir.

Gerçekçi iş beklentisinin sağlanması: Oryantasyon süreci ile işe yeni başlayan personelin özellikleri daha iyi anlaşılır ve iş ataması yapıldığında daha gerçekçi planlama yapılması sağlanır ve ileride karşılaşılabilecek verimsizlikler de önlenmiş olur.